Небольшому магазину недостаточно просто купить сканер и обновить кассу, чтобы продавать маркированные товары. Сначала нужно зарегистрироваться в системе «Честный Знак». Через нее участники оборота принимают продукцию от поставщиков, фиксируют продажи и передают сведения о движении товара.
Регистрация нужна и ИП, и организациям, если они работают с товарными группами, для которых введена обязательная маркировка. Процедура несложная, но лучше подготовиться заранее: получить электронную подпись, проверить компьютер и собрать данные о компании. Подробная инструкция по регистрации в «Честном Знаке» поможет сверить порядок действий перед подачей заявки.
Что такое «Честный Знак» и кому нужна регистрация
«Честный Знак» — государственная система мониторинга товаров, или ГИС МТ. В ней фиксируется путь маркированной продукции: от выпуска или ввоза в Россию до продажи конечному покупателю. На товар или его упаковку наносят двухмерный код Data Matrix. При сканировании можно проверить, что код введен в оборот и не был продан ранее.
Для магазина эта система важна в ежедневной работе. Через нее подтверждают приемку маркированного товара, оформляют возвраты, списывают испорченную продукцию и фиксируют выбытие товара на кассе.
Зарегистрироваться должны все участники оборота:
- производители;
- импортеры;
- оптовые поставщики;
- розничные магазины;
- индивидуальные предприниматели, которые продают маркированные товары.
Какие именно категории подпадают под требования, зависит от ассортимента. В маркировке участвуют, например, обувь, одежда, табачная продукция, упакованная вода, молочная продукция, парфюмерия, лекарства и другие товары. Не стоит ориентироваться только на общие названия групп: у конкретного товара могут быть исключения по коду ТН ВЭД или ОКПД 2.
Работать с маркированной продукцией без регистрации рискованно. Если магазин не передает сведения в систему или продает товар без обязательного кода, возможны штрафы и изъятие продукции.
Что подготовить до регистрации
Основная причина задержек при регистрации — не сама анкета, а неподготовленное рабочее место. Поэтому сначала стоит проверить, есть ли все необходимое.
Понадобятся:
- УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись на ИП или руководителя организации;
- носитель электронной подписи и установленные драйверы;
- программа криптографической защиты, например КриптоПро CSP;
- браузер и расширение для работы с электронной подписью;
- ИНН, ОГРН или ОГРНИП, адрес и контакты компании;
- действующий адрес электронной почты, к которому есть доступ;
- данные оператора ЭДО, если он уже выбран.
Электронная подпись используется не только для создания личного кабинета. Ею подписывают договоры, документы в ЭДО и операции в системе. Если срок действия сертификата закончился или подпись оформлена не на того сотрудника, регистрацию придется отложить.
Розничному магазину также стоит заранее проверить кассу. Онлайн-касса должна поддерживать работу с маркировкой, а кассовая программа — корректно передавать сведения при продаже. Это лучше сделать до первой поставки, а не в день, когда товар уже стоит на приемке.
Пошаговая инструкция: как зарегистрироваться в «Честном Знаке»
Шаг 1. Перейдите на страницу регистрации
Откройте официальный сайт системы и выберите регистрацию участника оборота. Далее сервис предложит проверить, соответствует ли компьютер техническим требованиям.
Проверка покажет, установлены ли нужные компоненты: криптопровайдер, плагин для браузера и драйверы носителя. Если рядом с каким-либо пунктом появится ошибка, сначала установите недостающее ПО, затем запустите проверку повторно.
Шаг 2. Выберите УКЭП и заполните заявку
Подключите носитель с электронной подписью к компьютеру. Система отобразит доступные сертификаты. Выберите УКЭП руководителя организации или самого ИП.
После этого заполните контактные данные: номер телефона и email. Почту указывайте рабочую: туда придет уведомление о результате регистрации и данные для входа. Ошибка в адресе может затянуть процесс, даже если все остальные сведения введены верно.
Шаг 3. Дождитесь обработки заявки
После отправки анкеты система проверяет данные. Обычно ответ приходит в течение суток, однако срок может увеличиться, если сведения требуют дополнительной сверки.
Проверьте входящие письма и папку со спамом. Если уведомление не приходит слишком долго, убедитесь, что почта указана без опечаток, и обратитесь в поддержку системы.
Шаг 4. Войдите в личный кабинет и подпишите документы
Когда заявка будет одобрена, перейдите по ссылке из письма и войдите в личный кабинет с УКЭП. Затем нужно принять и подписать документы, необходимые для подключения к системе и получения кодов маркировки.
Подписание выполняется электронной подписью. Не пропускайте этот этап: без подписанных документов часть функций личного кабинета останется недоступной.
Шаг 5. Заполните профиль участника
После входа проверьте карточку организации. В ней должны быть актуальные реквизиты, контакты, банковские данные и сведения о пользователях.
На этом же этапе выберите товарные группы, с которыми работает магазин. Если ассортимент расширится, список можно дополнить позднее. Также укажите оператора электронного документооборота, если данные уже есть.
Как заказать коды маркировки и начать работу
Розничный магазин обычно получает товар с уже нанесенными кодами от поставщика. Самостоятельно заказывать коды нужно производителям, импортерам, а также в отдельных ситуациях, когда требуется маркировать остатки или перемаркировать товар.
Для заказа кодов необходимо пополнить лицевой счет в личном кабинете. Затем создается заказ: в нем указывают товар, количество кодов и параметры упаковки. Полученные коды печатают в формате Data Matrix и наносят на товар либо этикетку.
После нанесения кодов продукцию вводят в оборот. В дальнейшем сведения о движении передаются через личный кабинет, учетную программу или ЭДО. В рознице при продаже код сканируют на кассе, и товар выводится из оборота.
Как отмечает эксперт по рознице и автоматизации Максим Демеш, «если не привязать коды к карточкам товаров в учетной системе, при приемке и продаже появятся расхождения. Интеграцию лучше настроить до первой поставки».
Работа сотрудников по доверенности: добавление пользователей
В небольшом магазине с системой часто работают не только владелец, но и администратор, товаровед или бухгалтер. Передавать сотрудникам личную УКЭП руководителя не стоит: это небезопасно и затрудняет контроль действий.
Для доступа сотрудников используют отдельные учетные записи и машиночитаемые доверенности, или МЧД. Руководитель может назначить права для конкретных операций: например, разрешить приемку товара, но не дать доступ к финансовым данным или настройкам организации.
Добавляя пользователя, укажите его email, загрузите сертификат электронной подписи и назначьте роль. Если сотрудник увольняется, его доступ нужно своевременно отключить.
Частые ошибки при регистрации
Проблемы обычно возникают из-за мелочей, которые можно проверить заранее.
- Просроченная УКЭП. Проверьте срок действия сертификата до начала регистрации.
- Не настроен компьютер. Без криптопровайдера, драйверов и браузерного плагина система не увидит подпись.
- Опечатка в email или телефоне. Из-за нее можно не получить письмо с подтверждением.
- Неверные реквизиты. Данные в профиле должны совпадать со сведениями в государственных реестрах.
- Не выбрана нужная товарная группа. В этом случае доступ к операциям по ней может быть ограничен.
- Нет настройки ЭДО. Без электронного документооборота будет сложно принимать маркированный товар от поставщиков.
Мобильное приложение «Честный Знак.Бизнес»
Приложение «Честный Знак.Бизнес» может пригодиться небольшим торговым точкам, где не всегда удобно работать за компьютером. С его помощью можно сканировать коды, проверять товары, проводить приемку и оформлять отдельные документы.
Приложение не отменяет необходимость настроить кассу, ЭДО и учетную систему. Но оно удобно для инвентаризации, проверки остатков и работы с маркированной продукцией непосредственно в торговом зале или на складе.
Заключительная часть
Регистрация в «Честном Знаке» состоит из понятных этапов: подготовить УКЭП и рабочее место, подать заявку, подписать документы и заполнить профиль компании. Для магазина важна не только сама регистрация, но и дальнейшая настройка кассы, ЭДО и учета.
Перед началом работы проверьте, какие товары из вашего ассортимента подлежат маркировке. Затем протестируйте приемку и продажу на одной поставке, обучите сотрудников сканировать коды и контролировать статусы документов. Такой подход снижает риск ошибок, задержек на приемке и проблем при проверках.
